Das Verwaltungsgericht Karlsruhe hat am 11.05.2021 mit der elektronischen Aktenführung begonnen. Neu eingehende Verfahren werden nunmehr nur noch als elektronische Gerichtsakten geführt. Ausgenommen von der elektronischen Gerichtsaktenführung sind lediglich Disziplinarverfahren, Personalvertretungssachen und die sogenannten Numerus-Clausus-Verfahren, bei denen über die Vergabe von Studienplätzen entschieden wird. Derzeit noch bestehende Papierakten werden bis zum jeweiligen Verfahrensabschluss am Verwaltungsgericht in Papier weitergeführt.

Viele Schriftsätze werden beim Verwaltungsgericht Karlsruhe bereits heute schon in elektronischer Form über sogenannte „sichere Übermittlungswege“ eingereicht. Schriftsätze, die in Papierform zu den elektronischen Gerichtsakten eingehen, werden ersetzend eingescannt. Hierfür hat das Verwaltungsgericht eine eigene Scanstelle eingerichtet. Sogenannte „professionelle Einreicher“, die wie Rechtsanwälte und Behörden regelmäßig mit dem Gericht kommunizieren, sind ab dem 01.01.2022 gesetzlich verpflichtet, ihre Schriftsätze nur noch in elektronischer Form einzureichen. Bürgerinnen und Bürger, die beim Verwaltungsgericht selbst Klage erheben oder um Eilrechtsschutz nachsuchen, können weiterhin auch auf Papier ihr Vorbringen einreichen.

Die elektronische Aktenführung ermöglicht gegenüber der Papierakte eine flexiblere Handhabung. Die Gerichtsakte in elektronischer Form steht für die Richterinnen und Richter sowie für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Geschäftsstellen jederzeit zur Verfügung. Während die Richterin oder der Richter mit der elek­tro­nischen Akte arbeitet, kann die Geschäftsstelle gleichzeitig einen gerade eingegangenen Schriftsatz zur jeweiligen Akte hinzufügen, der sogleich für alle Nutzer der Akte sichtbar ist. Auch die Akteneinsicht für die Beteiligten in die elektronische Gerichtsakte erfolgt ohne Verzögerung des Verfahrens über ein sogenanntes Akteneinsichtsportal in elektronischer Form (NK).